Brukerverktøy

Nettstedverktøy


epost

Epost, skikk og bruk

Sammenfattet fra http://trivini.no/epost/

Effektiv og god kommunikasjon per epost krever at man har en fornuftig innstilling til hvordan epost skal brukes. Dersom man følger et lite sett med retningslinjer vil epost fortone seg som betydelig mer tidsbesparende og informativt enn om man ikke har et forhold til det.

Med en god epostklient og gode vaner er det ikke spesielt mye arbeid eller frustrasjon å håndtere ganske store mengder e-post - med f.eks. to hundre meldinger om dagen burde det ikke ta mer enn en en halvtime å komme gjennom alt (inkludert å svare på viktige ting), gitt at sendere og mottakere har god epostkultur.

Emne

Emnet på meldingen bør beskrive innholdet på færre enn 50 tegn. Tenk på at meldingen skal kunne prioriteres eller ignoreres utelukkende basert på emnefeltet.

Effekten av STORE BOKSTAVER og Roping!!!! for å få frem at en melding er viktig er ganske begrenset. Det er gjerne bedre å formulere en fornuftig forklaring på hva som skjer, og hvorfor dette haster.

Avsender

Sørg for at epostklienten din sender navnet ditt som avsender, ikke bare epostadressen. Å ikke identifisere seg med navn i avsenderfeltet oppleves som uhøflig og til dels useriøst. Bruk fullt navn.

Signatur

Det er svært vanlig at epostmeldinger avsluttes med en signatur. Signaturen din bør inneholde nok informasjon til at alle mottakerne vet hvem du er. Du trenger ikke å ta med all informasjon om stilling, kontaktinfo ol., men nok til at mottakerne kan finne dette dersom de har bruk for det.

Vær så vennlig å ikke bruk mer enn tre-fire linjer i signaturen din og hold den ren for bilder eller fri for grafikk.

Sitering

Siter over og svar under! Dette gir utrolig mye bedre flyt og gjensidig forståelse fremfor det å svare på fire spørsmål i ett avsnitt. Fjern gjerne overflødig tekst. Om man bare husker et eneste ett av disse tipsene - la det være sitering.

Eksempel:

> Jeg hadde det utrolig deilig på ferie med Thomas. Bortsett fra at han var en grinebøtte hele tiden.

Hvordan er det med deg da?

Vel, jeg ble bitt av en kenguru igår. Så litt dårlig.

Og når kan vi møtes?

Onsdag!

Hold tema gjennom tråden

Hvis eposten du skal til å skrive ikke har noen direkte sammenheng med eposten du svarer på, bør du heller starte en ny tråd ved å sende en ny epost. Om du derimot skal skrive noe som er direkte relevant til en tidligere epost, bør du alltid svare på denne.
Tenk at «Når jeg først har deg her, så kan vi jo også»-konseptet gjelder ikke for epost. Det er veldig mye greiere å ha oversikt over én tråd for ett tema.

Endring av emnefelt

Dersom epostklienten din automatisk legger til Re:, RE:, SV: o.l. først i emnefeltet, vil det bli uleselig etter 10-15 svar. Fjern derfor slike utover den første. Merk at «Re: » er det eneste riktige å ha i emnefeltet for e-poster du svarer på.

Bruk godt språk

Det koster svært lite å lese over en mail én ekstra gang før man sender.

Ren tekst (eller: ikke bruk farger, skrifttyper og bilder)

Farget skrift, bilder og lignende hører ikke hjemme i epost. Det er mange årsaker til dette - for det første er det ofte svært slitsomt å lese. Folk organiserer eposten sin på et stort antall forskjellige måter, og ofte svært forskjellig fra det du selv gjør. Så lenge alle sender ren tekst, er dette strålende - blinde får lest opp teksten høyt (eller ved hjelp av leselister), søkefunksjoner fungerer mye bedre, saksbehandlingssystemer kan behandle meldingene ordentlig osv.

Hvis du har et bilde som beskriver noe relevant for eposten kan du enten ta med en link til nettsiden med bildet, eller legge det til som vedlegg. Dersom du sender et vedlegg, finnes det i nesten alle tilfeller en bedre løsning. Ikke send vedlegg med mindre det er tvingende nødvendig.

epost.txt · Sist endret: 2013-10-31 11:51 av torvald